Taakomschrijving Communicatiecommissie
Plaats in de vereniging
De Communicatiecommissie voert haar werkzaamheden uit onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de vereniging. De voorzitter van de commissie onderhoudt het contact met het bestuur in principe via de portefeuillehouder communicatie van het bestuur.
Doelstelling
Het verzorgen en begeleiden van digitale communicatie naar interne- en externe partijen over activiteiten van de vereniging, mededelingen aan leden en informatie die leden met andere leden willen delen.
De communicatie tussen commissies onderling en de communicatie van die commissies met het bestuur vallen buiten de verantwoordelijkheid van de Communicatiecommissie.
Taakomschrijving
De Communicatiecommissie informeert leden en derden via de website van de golfvereniging en is verantwoordelijk voor:
- Inhoud, beheer en onderhoud van de website.
- Publicatie van informatie die van belang of interessant is voor leden en derden. Informatie verzorgd door de Communicatiecommissie en afkomstig van anderen zoals het bestuur, de verschillende commissies, leden en Het Rijk.
- Het opmaken van de nieuwsbrief en nieuwsflits. De nieuwsbrief wordt tweemaandelijks uitgebracht. Het bestuur en de commissies krijgen drie weken voor het uitbrengen van de nieuwsbrief het verzoek om tekst aan te leveren. Alle leden en het personeel van Het Rijk van Nunspeet krijgen de nieuwsbrief via e-mail.
- De nieuwsflits wordt uitgebracht als de informatie niet kan wachten tot opname in de nieuwsbrief en niet kan wachten tot men het op de website leest. Alle leden en het personeel van Het Rijk van Nunspeet krijgen de nieuwsflits via een e-mail.
- De nieuwsberichten zijn actueel en worden op de hoofdpagina van de website geplaatst.
Samenstelling en onderlinge afstemming
De Communicatiecommissie bestaat uit minimaal vijf leden, te weten: voorzitter, secretaris/penningmeester, webmaster, plaatsvervangend webmaster en een sponsorwerver.
- Eén lid is tevens voorzitter en is de primaire contactpersoon voor het bestuur.
- Eén lid is de webmaster. Hij of zijn plaatsvervanger, publiceert op de website de informatie die wordt aangeleverd.
- De webmaster is verantwoordelijk voor het beheer en correct functioneren van de website en is contactpersoon met de externe ontwerper en technisch beheerder van de website over wijzigingen, aanpassingen en technische problemen. Het plaatsen van nieuwe artikelen gebeurt in principe na overleg met de leden van de Communicatiecommissie doch in ieder geval in overleg met de plaatsvervangend webmaster.
- Eén lid is specifiek belast met het aantrekken van sponsoren en adverteerders. Via advertenties op de website en eventueel sponsor gerelateerde content tracht de Communicatiecommissie voldoende middelen te genereren om haar jaarlijks budget te dekken. Het lid draagt zorg voor het verkrijgen van voldoende advertenties, maakt prijsafspraken met de adverteerders, zorgt via de webmaster voor plaatsing van informatie op de website, onderhoudt het contact met de sponsoren en legt de basis voor de betalingen. Het lid informeert de penningmeester actief over gemaakte afspraken, zodat facturen tijdig kunnen worden verzonden.
- Alle leden zijn specifiek belast met de creatieve en organisatorische taken van de Communicatiecommissie.
- De Communicatiecommissie vergadert ten minste eenmaal per twee maanden over lopende zaken. Onderlinge communicatie kan per e-mail, face-to-face of telefonisch plaatsvinden.
- Zowel de voorzitter als een van de leden kunnen vragen om een tussentijdse vergadering.
Verantwoordelijkheden
De Communicatiecommissie is verantwoordelijk voor de realisatie en instandhouding van een actuele, informatieve en creatieve website. Zij verzorgt de eindredactie van de informatie, waarbij de auteur verantwoordelijk blijft voor de inhoud. Hierbij wordt ook gelet op zaken als privacy en ‘goede’ zeden. Het bestuur van de vereniging is eindverantwoordelijk voor hetgeen wordt gepubliceerd.
De Communicatiecommissie heeft het beheer van een aantal e-mailadressen (xxx@denunspeetse.nl) waarvan zij er twee zelf gebruikt.
De Communicatiecommissie nodigt alle partijen tijdig uit om kopij te leveren voor de nieuwsbrief en verspreidt actuele of spoedeisende berichten via de nieuwsflits of een nieuwsbericht op de website.
Budget en middelen
Budget en middelen worden jaarlijks geagendeerd en vastgesteld in samenspraak met het bestuur en de penningmeester. De begrote sponsorinkomsten worden in deze discussie betrokken.
Contacten
De Communicatiecommissie communiceert met allen die een bijdrage leveren aan het functioneren van De Nunspeetse, zoals het bestuur en de commissies van de vereniging en Het Rijk van Nunspeet.
Functie-eisen
Een pro-actieve houding gericht op samenwerken en goede communicatieve vaardigheden.
Bereikbaarheid
De Communicatiecommissie is te bereiken via .
De webmaster via .