Gelet op de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (per 25 mei 2018) stelt het bestuur van ‘de Nunspeetse’ het volgende vast:
- ‘de Nunspeetse’ gebruikt een eigen digitale ledenadministratie. Deze is voor leden toegankelijk op basis van inloggen met wachtwoordbeveiliging:
– in de ledenadministratie zijn alleen NAW-gegevens en de handicap-registratie opgenomen. Leden kunnen zelf hun persoonlijke gegevens beheren en desgewenst hun woonadres en telefoongegevens afschermen. Het mailadres dient als communicatieadres voor wedstrijden, evenementen e.d.;
– persoonsgegevens zijn niet toegankelijk voor “derden” en worden niet gedeeld met andere personen en organisaties, behalve met de Nederlandse Golf Federatie (NGF) ten behoeve van registratie in handicapregister. - ‘de Nunspeetse’ 1 streeft naar een zo groot mogelijke bescherming van persoonlijke gegevens van haar leden door:
– bij uitwisseling van persoonlijke gegevens de betrokkenen vooraf te informeren c.q. om toestemming te vragen. Die toestemming dient schriftelijk (mag ook digitaal) worden vastgelegd;
– te registreren met wie eventuele ontvangen of opgestelde informatie wordt gedeeld, zodat betrokkenen hun privacy-recht kunnen uitoefenen;
– bij het verspreiden van digitale informatie m.n. in de onderwerpregel persoonlijke gegevens te beperken tot voornamen en eventuele andere initialen;
– het recht op inzage, correctie en verwijdering van vastgelegde en/of verspreide informatie nadrukkelijk ter kennis te brengen van de leden;
– ontvangen en vastgelegde informatie met persoonlijke gegevens binnen 12 maanden na beëindiging van een lidmaatschap te vernietigen. - ‘de Nunspeetse’ maakt voor haar communicatie gebruik van een openbare website, met een besloten gedeelte (Proware) voor persoonlijk gebruik door de leden. Voor de communicatie met haar leden wordt gebruik gemaakt van e-mail:
– bestuur en commissie, zowel als individuele leden wordt nadrukkelijk gevraagd bij e-mail-verkeer aan meer leden tegelijk gebruik te maken van de BCC-functie. Bij verspreiding van informatie door commissies is die functie standaard ingebouwd;
– daar waar op het openbare gedeelte van de website gebruik wordt gemaakt van “namen en/of beeldmateriaal” van leden ( bijvoorbeeld in wedstrijdverslagen) wordt toegezien op bescherming van persoonlijke gegevens;
– leden worden nadrukkelijk uitgenodigd om kenbaar te maken wanneer zij bezwaar maken tegen verspreiding van informatie via de website waarbij zij traceerbaar of herkenbaar in beeld worden gebracht. - ‘de Nunspeetse’ maakt actief gebruik van Sociale Media m.b.t. haar evenementen en activiteiten:
– bij het gebruik van “namen en/of beeldmateriaal” van leden wordt toegezien op bescherming van persoonlijke gegevens;
– leden worden nadrukkelijk uitgenodigd om kenbaar te maken wanneer zij bezwaar maken tegen verspreiding van informatie via sociale media waarbij zij traceerbaar of herkenbaar in beeld worden gebracht.
Vastgesteld op 7 mei 2018
Bestuur ‘de Nunspeetse’
1) Lees voor ‘de Nunspeetse’ ook “leden van de Nunspeetse”